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21.05.15.

Herramientas para la organización de proyectos

¿Quién no ha estado lleno de pendientes sin saber por dónde empezar? Creo que ése es uno de los problemas más comunes que tenemos hoy en día.

A veces creemos que la memoria va a ser suficiente para acordarnos de todo, y que gracias a esto siempre vamos a estar en control de las cosas y vamos a saber qué hicimos o qué no. En realidad, eso no es verdad, porque la memoria de repente nos falla.

Saber y llevar el seguimiento en relación a las cosas y proyectos que hacemos en el día a día cada vez es más complejo. En especial porque hacemos más y también son cosas que están planeadas a largo plazo: desde la verificación vehicular, por ejemplo, hasta la fecha de pago de nuestra tarjeta de crédito. Y es muy importante que utilicemos las herramientas disponibles para resolverlo.

Yo utilizo una en particular, que recomendaré, y voy a hacer mención honorífica de otra. Personalmente utilizo Omnifocus. Por una parte, me gusta mucho porque es un programa que puede ajustarse a tus necesidades, en el sentido de que puedes poner todos tus pendientes y puedes acomodarlos: pueden ser cosas que repites durante ciertos periodos o que harás una sola vez; en fin, tiene una serie de ventajas que me gustan mucho y que veo que otros software no lo tienen.

De la misma manera también, dado que provee todas estas funcionalidades, por otra parte son demasiadas, y puede resultar algo complicado para alguien que apenas acaba de utilizar un programa de seguimientos.

Quizá debería hacer mención que la metodología que utilizo para seguir este programa es Getting Things Done, un proceso que desarrolló un entrenador de management llamado David Allen. Es famosísima en Estados Unidos, y la premisa básica es que si no lo tienes apuntado, no va a suceder. Y hay que tener en claro qué es lo que va a suceder y para qué. Es decir, qué voy a hacer hoy para llegar al objetivo que tengo mañana.

El ejemplo que explica es con un avión. Las ideas más grandes que tenemos son cuando el avión va volando a 30 mil pies, pero luego, ¿cómo aterrizamos? Conforme vamos bajando hay que tomar acciones más concretas para materializar la visión.

Eso por una parte; por la otra, existe un programa para principiantes que es fenomenal para quienes están iniciándose en el mundo de la organización virtual; se llama Things. La gran ventaja que tiene es que es muy simple. Tienes tareas que haces y esas tareas se relacionan con distintos proyectos que tienes y distintos temas. La plataforma es fenomenal, porque el diseño es muy limpio. Omifocus tiene muchos botones; se puede hacer simple, pero sigue siendo un programa avanzado y yo no lo recomendaría para avanzar en el mundo de la organización, a menos de que tuviera una inducción.

Finalmente, y a lo que quiero llegar, es que creo que el principal uso de estos programas es que podamos saber qué es lo que vamos a hacer, y tener claridad sobre nuestros próximos pasos. De esta forma, podemos ver un avance real de nuestros proyectos y a la vez saber cuáles son nuestros pendientes.

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